Hur du arrangerar ett lyckat webinar

Webinarier har blivit en vanligare del av jobblivet. Men hur gör man så att det blir lyckat? Här är expertens sex bästa tips – från konsten att skapa "killer content" till att utvärdera på rätt sätt.

Sophie Hedestad är marknadschef på Netigate, ett it-företag som hjälper andra bolag och att bygga relationer till medarbetare och kunder.

Hon arbetade med webinarier långt före pandemin. Men det senaste året har hon sett hur dessa har exploderat.

– Före pandemin fanns det, i alla fall i centrala Stockholm, nästan en hysteri kring fysiska event som arrangerades i samband med frukost, lunch eller after work. Nu har vi fått en förändring, som jag tror delvis kommer att hålla i sig: att man livesänder och att deltagarna kan välja att vara med fysiskt eller online, säger Sophie Hedestad.

Sophie Hedestad, marknadschef på Netigate

Att arrangera ett lyckat webinar kräver mer förberedelser och eftertanke än man kanske kan tro. Oavsett om det handlar om internutbildning eller är en del i marknadsföringen. Här är Sophie Hedestads sex bästa tips för att slippa begå störande nybörjarmissar.

1. Fundera över syftet

– Det är lätt att någon i ledningsgruppen slänger ur sig ”ska vi inte köra ett webinar?” och så gör man det utan att tänka efter. Men man måste fundera över vad syftet är. Vill man positionera sig? Ska det finnas en tydlig koppling till en produkt och göra att man säljer mer? Eller vill man bygga ut sin egen databas och samla på sig mejladresser inför framtiden? Svaren på de här frågorna styr upplägget.

2. Glöm inte tekniken

– Jag har varit med på många webinarier med dålig användarupplevelse. Man måste tänka igenom hur man ska synka alla sina system om man ska ha en landningssida med mer information om eventet, kalenderinbjudningar och annat. Testa, förbättra! Testa, förbättra! Testa, förbättra! Det tog sex månader för oss på Netigate att hitta "det perfekta receptet" för oss.

3. Skriv en säljande inbjudan

– Utbudet är så stort att det är viktigt att vara tydlig och ha en kortfattad och slagkraftig rubrik. Man kan tänka lite som en journalist som jagar klick. Dessutom: Vem riktar det här sig till? Vem står bakom? Och vad kommer man som deltagare att lära sig?

4. Tänk igenom innehållet

– Det måste vara "killer content". Har man talare ska dessa inte ha presentationer med för mycket text eller siffror. Är det en paneldiskussion ska ämnet vara tydligt och gästerna inte för många. Det är också viktigt med någon form av interaktivitet, genom till exempel en chatt. Jag är också anhängare av att man är noga med att hålla tiden, att man börjar på utsatt tid och inte heller drar över.

5. Slarva inte med ljuset

– Alla har inte råd att hyra en tv-studio, men det går att få det snyggt med ganska små medel. Det är inte kul att titta på någon som sitter i ett halvdunkelt rum där man knappt ser ansiktet. I stället ska man försöka använda så mycket naturligt ljus som möjligt eller använda den starkaste belysning man har.

6. Följ upp

– Vi brukar efteråt skicka ut ett mejl till deltagarna där vi dels länkar till den inspelade filmen, så att man titta igen om man vill. Där kan man också erbjuda deltagarna att ladda ner presentationer och annat från webinariet. Sedan brukar vi också be dem att fylla i en kort utvärdering med några frågor som bara tar en halv minut att svara på. Synpunkterna är viktiga när man sedan ska utvärdera.

– Samtidigt får man inte bli skrämd om 100 personer anmäler sig, men bara 50-60 loggar in. Kanske kan man få 70 procent att dem som anmält sig att vara med, men mer än så kan man nog inte räkna med om inbjudan går ut externt.