Ställ inte in, ställ om

Ställ inte in, ställ om. Coronaviruset lägger krokben för stora möten och konferenser. Men det finns vägar framåt. Här är de bästa tipsen till dig som funderar på att ställa in – eller redan har gjort det.

Micke Darmell är konsulten som i företaget gr8 meetings hjälper sina kunder att utveckla möteskulturen. En stor utmaning just nu.

– Jag är förvånad över att många ledare fortfarande är så passiva samtidigt som alla säger att "är någon gång vi behöver pepp så är det nu", säger Micke Darmell.

Micke Darmell, mötesexpert

Han menar att det inte behöver vara så komplicerat.

– Hur enkelt är det inte att ha en after work varje fredag där chefen berättar om läget, svarar på frågor från chatten och sedan tar in en inspirerande expert?

Micke Darmell menar att det i en kris är viktigare än någonsin att vara handlingskraftig. Inte minst när det gäller planerade möten och konferenser.

Här är hans bästa tips för vägen framåt.

Om du funderar på att ställa in

1) Ställ dig frågan om du verkligen behöver ställa in. Kanske inte, om det handlar om en mindre konferens. Om du bestämmer dig för att genomföra aktiviteten som planerat: håll avstånd, tvätta händerna i minst 30 sekunder och kom överens om att hälsa via honnör eller något annat fyndigt. För att skapa trygghet kan Folkhälsomyndighetens råd bifogas i inbjudan.

2) Vilket är det näst bästa alternativet? Går det att skapa ett virtuellt möte i stället? Finns det möjlighet att jobba med ”flipped classroom”? Det är en metod som innebär att du skickar ut material och låter deltagarna jobba i förväg. Därefter kan en facilitator leda kortare pass online. Fördelen är att en heldagskonferens i stället kan bli exempelvis två 90-minuterspass. Ge då deltagarna en uppgift mellan de två passen.

3) Om en föreläsare är planerad, försök att genomföra den ändå via streaming. Det är mycket bättre än att ställa in eller skjuta fram på obestämd framtid.

Om du redan har ställt in

1) Börja redan nu att planera för när ni kan genomföra aktiviteten i stället. Till hösten kommer det att vara slagsmål om de bästa mötesanläggningarna.

2) Berätta redan nu om syfte och mål med aktiviteten och vad som kan göras före sommaren. Det skapar förväntningar och en gemensam riktning.

3) Ge deltagarna en energiboost redan i dag. Hade ni till exempel planerat en föreläsare på konferensen? Fundera på om föreläsningen kan livesändas redan innan sommaren. Det hjälper till att skapa en riktning.