Så håller du ett bra möte

Meningslösa möten kan förstöra ditt jobbliv. Men det finns enkla knep som kan vända trenden. Här ger mötesexperten Micke Darmell sina fem bästa tips.

Svenska tjänstemän tillbringar närmare en tredjedel av sin arbetstid åt möten. För en chef är det så illa som mellan 50 och 80 procent. Det visar statistik från analysföretaget 3S. Det här är inga nyheter för Micke Darmell, som i företaget gr8 meetings hjälper sina kunder att utveckla möteskulturen.

Micke Darmell - foto Petra Kyllerman

– Den är bara en miniatyr av organisationskulturen och tar tid att förändra, säger han.

Men någonstans måste man börja, så här är Darmells fem bästa tips till dig som vill hålla ett bra möte:

1. Ha ett tydligt syfte
– Det låter banalt och enkelt, men nio av tio möten saknar syfte. Varför ska vi ha det här mötet egentligen? Det är lika viktigt för den som leder mötet som för alla som är kallade att ha ett svar på den frågan.

2. Ha ett uttalat mål
– Det handlar inte om stora mål, utan om vad vi tillsammans ska prestera under den här halvtimmen. Människor älskar att checka av saker på en lista. Då känner man att det är väl använd tid.

3. Kalla i tid
– Människor behöver olika lång tid på sig för att förbereda sig, så skicka ut agendan senast fem dagar innan. Där bör syfte och mål tydligt framgå. Om folk ändå struntar i att förbereda sig så är det inte ett mötesproblem, utan ett ledarskapsproblem.

4. Ha en bra start
– Den som leder mötet får gärna börja med att läsa upp syfte och mål. Dessutom är det bra om det finns några få mötesregler, som att mobilerna ska vara avstängda. Man kan också sätta stämningen på andra sätt, som att ha lite musik på i bakgrunden när alla kommer in i rummet. Vi är generellt ganska dåliga på att utnyttja alla våra sinnen.

5. Runda av snyggt
– Det är viktigt att summera vad vi kommit överens om och vem som ska göra vad. Annars är risken att deltagarna uppfattat det på olika sätt. Protokollet bör skrivas direkt och skickas ut senast 24 timmar efter mötet. Det ska vara kortfattat med "action points" och inga långa uppsatser.